La conseillère Denise Papineau et l’agente des communications Caroline Rioux

L’information au bout des doigts

Bulletin trimestriel, infolettre bimensuelle, site Internet mis à jour quotidiennement : peu importe la manière dont ils souhaitent le faire, les citoyens de Shefford ont accès à une pléthore d’outils pour s’informer. Ce faisant, la municipalité est connectée plus que jamais à sa population.

La multiplication des outils de communication à la municipalité est le fruit d’une « évolution graduelle », soutient la conseillère Denise Papineau. « On en a ajouté au fil des années ; le Bulletin municipal, notre contribution au Panorama, notre site Internet, l’infolettre... », énumère-t-elle.

L’objectif avoué de cette démarche est de se rapprocher de la population en l’informant davantage.

La chef d’orchestre derrière cette stratégie est l’agente des communications, Caroline Rioux, embauchée il y a près d’un an par la municipalité. Auparavant, la gestion des communications de la municipalité était confiée à l’ancienne secrétaire adjointe à la direction générale, Nancy Meese, qui avait déjà un agenda bien rempli.

Aux yeux de Mme Rioux, son mandat consiste à faire circuler l’information au bénéfice des citoyens. La diversité des outils de communication qu’utilise la municipalité lui permet une grande flexibilité pour transmettre ses messages. « L’important, c’est que l’information soit disponible, affirme- t-elle. On travaille de concert avec les organismes de la région et la MRC [de la Haute-Yamaska]. Dès qu’ils ont une information qui concerne nos citoyens, on peut la transmettre. »

La collecte des matières organiques, qui sera implantée sous peu dans la municipalité, en est un bon exemple. Les citoyens pourront donc compter sur les nombreuses plateformes d’information de leur village pour prendre connaissance des dates des séances d’information prévues à ce sujet.

Un bulletin populaire

Distribué de porte en porte depuis sept ans et demi, le Bulletin municipal de Shefford est publié quatre fois l’an. On y publie notamment des informations pratico-pratiques de même que le compte-rendu le plus récent des activités des différents départements de la municipalité. « On touche à peu près à toutes les sections : l’administration, l’urbanisme, les travaux publics, la sécurité incendie, le budget, les ressources humaines », énumère Mme Rioux.

On y publie également la liste des événements publics et de loisirs prévus, de même que les contributions de bénévoles. « C’est tout ce qui concerne la vie citoyenne en général, renchérit Mme Papineau. En fait, on est rendu avec tellement de textes qu’on doit parfois faire des choix ! »

Une étude réalisée par la municipalité a révélé qu’une très forte majorité de citoyens consultent le journal municipal. « Même que ceux qui ne l’ont pas reçu nous appellent pour nous le dire ! » lance Mme Rioux.

Le bulletin trimestriel de Shefford est l’un des rares bulletins municipaux qui ne se financent pas grâce à de la publicité. « On a déjà évalué cette possibilité, mais on souhaite conserver le contrôle de tout le contenu du bulletin, en plus d’éviter de favoriser une entreprise sur une autre », nuance Mme Papineau.

Une infolettre consultée

Près de 800 personnes sont abonnées à l’infolettre qu’envoie la municipalité de Shefford toutes les deux semaines.

« Auparavant, elle n’était pas envoyée à un rythme régulier, souligne Caroline Rioux. On a maintenant assez de matière pour l’envoyer chaque deux semaines et on considère que c’est une bonne cadence. »

Grâce à des outils d’analyse, Mme Rioux est à même de savoir quelles nouvelles sont les plus consultées dans l’infolettre. «Généralement, tout ce qui touche directement le citoyen, comme le compte de taxes, le déneigement ou des activités auxquelles ils peuvent participer, sont populaires », indique-t-elle.

Le taux d’ouverture de l’infolettre dans les boîtes de courriels sheffordoises varie d’une semaine à l’autre, et aussi en fonction de la période de l’année. « L’été, les gens sont en congé, ils sont moins susceptibles de la consulter », observe-t-on.

Les citoyens de Shefford ont accès à une pléthore d’outils pour s’informer, dont le Bulletin d’information que voici.

Un site Internet renouvelé

Mis à jour quotidiennement, le site Internet devrait subir une cure de jeunesse au printemps. « On veut que ce soit plus facile pour le citoyen de s’y retrouver », explique Mme Rioux.

Le portail actuel ayant fait l’objet d’une refonte en 2013, l’aspect visuel de celui-ci ne sera pas modifié, mais l’organisation des contenus sera revue de fond en comble. « On parle des onglets et des sous-onglets, illustre Mme Rioux. Je souhaite faciliter la recherche des citoyens pour qu’il y ait moins d’endroits où les informations se répètent et qu’elles soient plus faciles à repérer. »


« L’important, c’est que l’information soit disponible. »
Caroline Rioux

Shefford au petit écran

Les citoyens peuvent également en apprendre davantage sur leur municipalité en regardant Shefford en action, disponible sur les ondes de MaTV. Une première émission de 30 minutes a été diffusée en février et est rediffusée cinq fois par semaine. Les prochains épisodes de la trilogie qui constitue le projet-pilote seront diffusés en avril et en juin. Selon le succès de l’initiative, celle-ci pourrait être reconduite.

« On va voir si on poursuit. On veut évaluer si c’est trop prenant pour ce que ça donne », indique Mme Rioux, qui anime l’émission.

La gamme de canaux de communication liant Shefford à ses citoyens est aussi amenée à croître.

D’abord, Mme Rioux planche à l’élaboration d’un tout nouveau guide du citoyen, qui sera offert aux nouveaux résidents et aux actuels Sheffordois qui seraient intéressés à se le procurer. Contrairement à une précédente mouture distribuée sous forme de pochette, la responsable des communications songe à un livret où se retrouveraient en un clin d’œil toutes les informations pertinentes et les coordonnées des services municipaux. « On se l’est fait demander par des gens », souligne-t-elle.

Si tout se déroule comme prévu, ce livret pourrait être disponible ce printemps.

La municipalité pourrait également avoir une présence sur les médias sociaux dans un avenir plus ou moins rapproché, afin de rejoindre une nouvelle tranche de citoyens, plus jeunes.

Enfin, la conseillère en communication caresse aussi le projet d’élaborer une politique sur les communications de la municipalité.

« Ce serait un bon outil pour faire des suivis. On pourrait y déterminer quand utiliser un moyen de communication précis, dans quelles circonstances et quel type de contenus on souhaite y publier », note Mme Rioux.

La multiplication des outils de communication de Shefford a un avantage insoupçonné : « ça permet de rejoindre les citoyens des autres villes », relève Mme Rioux.

Ce faisant, les activités organisées sur le territoire de la municipalité sont souvent prisées par des gens de Granby, de Waterloo et des environs, qui consultent le site Internet de Shefford ou qui sont abonnés à son infolettre.

« Ça amène un achalandage et ça nous fait rayonner au-delà de nos frontières », souligne Mme Papineau.