La directrice des services juridiques, Catherine Bouchard, et l’agent de gestion documentaire, Alexandre Patenaude, œuvrent à l’implantation d’une voûte numérique pour la préservation des archives de la Ville de Granby.

Archives de la Ville de Granby: une voûte numérique implantée

Plus de sept terrains de soccer alignés les uns à la suite des autres : c’est la longueur que couvre l’ensemble des dossiers rassemblés dans les voûtes de la Ville de Granby. Mais, ère numérique oblige, la municipalité a aussi entrepris au cours des derniers mois d’implanter une voûte numérique pour la préservation et la gestion de ses archives.

Un enjeu de taille, à la lumière de la masse de documents qui transitent par l’administration municipale. « On ne va pas numériser tous les documents de la Ville, mais ça va permettre de gérer ce qu’il y a sur les serveurs », a récemment expliqué la directrice des services juridiques, Catherine Bouchard.

« Ça va institutionnaliser ce que tout le monde a sur son poste de travail ou sur les serveurs. Une voûte va être créée pour archiver les documents officiels. Ils vont pouvoir être décrits par un service d’archives, comme on le faisait pour le papier », a renchéri l’agent de gestion documentaire, Alexandre Patenaude, lors d’une récente visite dans l’antre du service des archives, qui loge au sous-sol de l’hôtel de ville.

Lancé l’an dernier, le projet a notamment entraîné une dépense de quelque 86 000 $ pour l’acquisition et l’implantation d’un logiciel de gestion intégrée des documents.

Selon la directrice des services juridiques, la Ville utilise déjà des outils informatiques pour conserver ses archives. L’an dernier, le nombre de documents numériques sur les serveurs de la Ville s’élevait à 2,8 millions, précise Alexandre Patenaude.

La nouvelle voûte numérique permettra toutefois d’en assurer une gestion davantage « intégrale ». « Ça peut être monumental comme tâche, mais il faut s’y attaquer pour s’assurer de préserver la mémoire collective et corporative. Cette prise en charge là est importante parce que dans 50 ans, on va vouloir savoir ce qu’il s’est passé aujourd’hui », lance Catherine Bouchard.

Trésors

À l’heure actuelle, les six voûtes traditionnelles de la Ville (aussi appelées chambres fortes), dont deux se trouvent dans l’ancien hôtel de ville du secteur canton, regroupent environ 700 mètres linéaires de documents textuels. On y retrouve une foule de petits trésors, certains devant être manipulés avec le plus grand soin. « Les archives, ce ne sont pas juste des papiers dans des boîtes qui accumulent la poussière », laisse tomber Catherine Bouchard.

Les Granbyens qui ont effectué la visite du service des archives, lors des journées portes ouvertes de la Ville en juin dernier, ont eu un aperçu de ce qui est précieusement conservé.

Parmi les différents actes de réglementation, il y a, par exemple, un document de 1833 — le plus vieux, selon Alexandre Patenaude — qui décrète un règlement pour l’ouverture de quatre chemins. En 1856, un règlement a aussi été adopté pour prévoir la vitesse... à cheval. Si le trot normal n’était pas respecté, une amende de « 10 shillings » était prévue.

Ces documents sont rédigés en anglais, à la main et avec une calligraphie soignée. C’est autour des années 1920 que le français a pris le pas sur l’anglais, remarque l’agent de gestion documentaire.

Tout « l’héritage » de l’ex-maire Pierre-Horace Boivin, qui a fait rayonner Granby sur la scène internationale, est aussi très bien documenté. M. Boivin avait même une estampe à son image.

La signature de l’ex-premier ministre du Canada, Louis St-Laurent, ou encore celle de la légende du hockey, Maurice Richard, sont parmi celles qui figurent dans le livre d’or de la Ville.

Actes d’achat de terrains, plans des bâtiments municipaux, archives des projets — même ceux qui n’ont jamais vu le jour, comme le parc Astérix —, ou encore les dossiers sur les anciennes industries ou ceux traitant de l’enjeu d’approvisionnement en eau potable qui a affecté la Ville a une époque sont autant de documents qui composent la mémoire de la Ville.

Les six voûtes de la Ville de Granby regroupent environ 700 mètres linéaires de documents­ textuels.

Complexe

Selon Catherine Bouchard, en vertu de la Loi sur les archives, les villes ont des obligations à respecter en matière de conservation des documents. Elles doivent notamment avoir un calendrier de conservation approuvé par Bibliothèque et archives nationales du Québec, ainsi qu’un plan de classification. Aussi, la Loi sur l’accès à l’information prévoit, « sous réserve de certaines restrictions », que les documents soient accessibles, note la directrice des services juridiques.

« On a différentes règles. C’est un domaine assez spécialisé. C’est pour ça qu’on engage des archivistes spécialisés pour en faire la gestion. Et on ne parle pas juste de conservation d’archives, mais de gestion documentaire, que ce soit en version papier ou électronique. Peu importe son support, un document de la Ville est un document de la Ville », note Me Bouchard.

Bref, un domaine plus complexe qu’il n’y paraît à première vue, mais nécessaire, selon Mme Bouchard.